Hướng dẫn 3407/HD-SNV năm 2019 về trách nhiệm kiểm tra chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rnrn

rnrn

HƯỚNG DẪN

rnrn

VỀ TRÁCH NHIỆM KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦArnCÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

rnrn

Để xác định trách nhiệm trong việc tổrnchức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhất là việc giám sát, kiểm tra kết quả, hiệu quả, chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ theornQuyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thànhrnphố về việc phê duyệt Đề án chỉnhrnlý tài liệu tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minhrngiai đoạn 1975 – 2015; Sở Nội vụ hướng dẫn về trách nhiệm kiểm tra chất lượngrnchỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức như sau:

rnrn

I. TRÁCH NHIỆM VÀrnYÊU CẦU KẾT QUẢ, CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

rnrn

1. Trách nhiệm giám sát, kiểm trarnkết quả, chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu

rnrn

Tại Khoản 1, Điều 15 Luật Lưu trữ quyrnđịnh: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnhrnlý tài liệu thuộc phạm vi quản lý”. Trên cơ sở quy địnhrnnày, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cần chỉ đạo:

rnrn

– Phân công, xác định trách nhiệm trongrnviệc tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu, sử dụng kinh phí chỉnh lý tiết kiệm,rncó hiệu quả và tổ chức bảo quản, sử dụng tốt nguồn tài liệu sau chỉnh lý.

rnrn

– Xác định trách nhiệm của Lãnh đạornVăn phòng (Phòng Hành chính, hoặc bộ phận phụ trách công tác văn thư, lưu trữ);rncông chức, viên chức làm công tác lưu trữ (hoặc văn thư, lưu trữ) của cơ quanrntrong việc tổ chức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ đảm bảo đúng tiến độrnthời gian; giám sát, kiểm tra kết quả, chất lượng của công tác chỉnh lý tài liệurnlưu trữ.

rnrn

2. Yêu cầu về kết quả, chất lượngrntài liệu sau chỉnh lý

rnrn

a) Khoản 2, Điều 15 Luật Lưu trữ quyrnđịnh tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây: Đượcrnphân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản; hồrnsơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;rncó Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

rnrn

b) Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vềrnviệc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; theo nội dung của hướngrndẫn này, quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần được quản lý, giámrnsát, kiểm tra theo từng giai đoạn: Công tác chuẩn bị chỉnh lý; thực hiện chỉnhrnlý và kết thúc chỉnh lý.

rnrn

Việc giám sát, kiểm tra công tác chỉnhrnlý cần được tập trung thực hiện ở từng giai đoạn theo Công văn sốrn283/VTLTNN-NVTW và khi kết thúc chỉnh lý cần kiểm tra nghiệm thu kết quả chỉnhrnlý với các nội dung:

rnrn

– Căn cứ để kiểm tra: Mục đích, yêu cầurncủa đợt chỉnh lý; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành; báo cáo kết quảrnkhảo sát tài liệu; hợp đồng chỉnh lý (nếu có); biên bản giao nhận tài liệu đểrnchỉnh lý; kế hoạch chỉnh lý.

rnrn

– Nội dung kiểm tra: Các văn bản hướngrndẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu, công cụ thống kê, tra cứu khác (nếurncó) và danh mục tài liệu loại của phông hoặc của khối tài liệu chỉnh lý; kiểmrntra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý.

rnrn

– Sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa họcrntrong kho lưu trữ.

rnrn

– Lập biên bản kiểm tra, nghiệm thurnchỉnh lý.

rnrn

II. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP GIÁMrnSÁT, KIỂM TRA

rnrn

1. Nội dung về chất lượng hồrnsơ, tài liệu sau chỉnh lý

rnrn

Hồ sơ, tài liệu sau khi được chỉnh lýrnphải có các văn bản đạt chất lượng và phù hợp với tìnhrnhình thực tế tài liệu của cơ quan, cụ thể như sau:

rnrn

a) Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.

rnrn

b) Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ.

rnrn

c) Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

rnrn

d) Mục lục hồ sơ được lập riêng: Mụcrnlục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn; mục lục hồrnsơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố (đối với cơ quan,rntổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố).

rnrn

đ) Danh mục tài liệu loại của phôngrnhoặc khối tài liệu chỉnh lý.

rnrn

e) Cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê,rntra cứu.

rnrn

g) Báo cáo kết quả đợt chỉnh lý.

rnrn

2. Phương pháprngiám sát, kiểm tra chất lượng chỉnh lý tài liệu

rnrn

Các cơ quan, tổ chức có hồ sơ, tài liệurncần chỉnh lý thực hiện kiểm tra:

rnrn

a) Hợp đồng chỉnh lý

rnrn

Trong Hợp đồng cần thể hiện nội dungrnvề kết quả, chất lượng chỉnh lý tại Khoản 1, Mục II Hướng dẫn này và xác địnhrnphông, nguồn tài liệu thuộc các phông được xác định (nếu có). Riêng đối với cácrncơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sửrnThành phố cần bổ sung nội dung: Lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trungrntâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

rnrn

b) Trước khi thực hiện chỉnh lý

rnrn

Cơ quan, tổ chức rà soát kiểm tra,rnphê duyệt các văn bản: Bản lịch sử đơn vị hình thành phôngrnvà lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; Hướng dẫn xác định giá trịrntài liệu (thực hiện theo mẫu tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW). Nếu các văn bảnrnnêu trên chưa có hoặc chưa đạt yêu cầu thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chưa chorntiến hành thực hiện chỉnh lý tài liệu.

rnrn

c) Trong quá trình chỉnh lý

rnrn

Cơ quan, tổ chức kiểm tra tiến độ, thựcrntế hồ sơ:

rnrn

– Rà soát việc phân loại tài liệu, lậprnhồ sơ, xác định giá trị tài liệu đúng theo Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và Hướngrndẫn xác định giá trị tài liệu (tại Điểm b, Khoản 2, Mục II Hướng dẫn này).

rnrn

– Việc xác định phông và phân đúngrnphông lưu trữ (nếu có).

rnrn

– Kiểm tra việc lập hồ sơ:

rnrn

+ Thành phần tài liệu trong hồ sơ phảirnđược sắp xếp khoa học, định vị tài liệu, loại bỏ các tài liệu trùng lặp, khôngrncó giá trị.

rnrn

+ Biên mục bên trong hồ sơ: Hồ sơ córnthời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên phải đánh số tờ (được đánh bằng bút chì tạirngóc phải phía trên tờ tài liệu); hồ sơ có thời hạn bảo quảnrnvĩnh viễn phải đánh số tờ, biên mụcrnvăn bản trong hồ sơ (viết mục lục văn bản) và chứng từ kết thúc.

rnrn

+ Biên mục bên ngoài hồ sơ (viết bìarnhồ sơ): Viết tiêu đề hồ sơ phải chi tiết, cụ thể, chính xác phản ánh được nộirndung tài liệu có trong hồ sơ; xác định và ghi thời hạn bảo quản (số năm cụ thểrnhoặc vĩnh viễn).

rnrn

– Bìa hồ sơ, hộp bảo quản, giá (kệ) bảornquản tài liệu lưu trữ thực hiện theo tiêu chuẩn quy định tại Quyết định sốrn1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việcrncông bố tiêu chuẩn quốc gia.

rnrn

– Kiểm tra các nội dung công việcrnkhác của hợp đồng đã ký kết (nếu có):

rnrn

+ Trường hợp Hợp đồng thực hiện chỉnhrnlý tài liệu đủ 23 bước (theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN-NVĐP ngày 01 tháng 6rnnăm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về ban hành Quy trình chỉnh lý tàirnliệu giấy theo TCVN ISO 9001: 2000), cơ quan, tổ chức kiểm tra, nếu thực hiệnrnthiếu các bước thì yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.

rnrn

+ Trường hợp Hợp đồng thực hiện chỉnhrnlý tài liệu không đủ 23 bước tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN-NVĐP, cơ quan, tổrnchức kiểm tra theo nội dung cụ thể của Hợp đồng.

rnrn

d) Kết thúc chỉnh lý

rnrn

Cơ quan, tổ chức thực hiện kiểm trarnviệc hoàn thiện các yêu cầu về chất lượng chỉnh lý theo Khoản 1, Mục II Hướng dẫnrnnày.

rnrn

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

rnrn

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức

rnrn

a) Công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướngrndẫn

rnrn

– Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo,rnphân công, xác định trách nhiệm của Văn phòng (Phòng Hành chính) và Lưu trữ cơrnquan trong việc kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi cơrnquan quản lý.

rnrn

– Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việcrnchỉnh lý của cơ quan trực thuộc (nếu có).

rnrn

b) Chế độ thông tin báo cáo

rnrn

– Cơ quan, tổ chức chủ động thực hiệnrnviệc kiểm tra công tác chỉnh lý theo các nội dung tại Mục II Hướng dẫn này, cập nhật tiến độ, lập biên bản kiểm tra.

rnrn

– Báo cáo tiến độ, kết quả chỉnh lýrntài liệu về Chi cục Văn thư – Lưu trữ để theo dõi, tổng hợp.

rnrn

2. Chi cục Văn thư – Lưu trữ

rnrn

a) Theo dõi tình hình, tổng hợp số liệu,rnkết quả chất lượng chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức.

rnrn

b) Xây dựng kế hoạch, thông báo tổ chứcrnkiểm tra chất lượng chỉnh lý tại các cơ quan, tổ chức và tham mưu Giám đốc Sở Nộirnvụ báo cáo định kỳ, sơ kết kết quả, đánh giá hiệu quả, chất lượng công tác chỉnhrnlý tài liệu lưu trữ.

rnrn

Trên đây là Hướng dẫn của Sở Nội vụ vềrnxác định trách nhiệm kiểm tra chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ củarncác cơ quan, tổ chức./.

rnrn

rnrn

rn

rn

rn

rnrn

rnrn