Hướng dẫn 3267/HD-SNV năm 2019 về tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giấy tại Lưu trữ cơ quan do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rnrn

rnrn

HƯỚNG DẪN

rnrn

TIẾPrnNHẬN VÀ HOÀN CHỈNH HỒ SƠ, TÀI LIỆU GIẤY TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN

rnrn

Trong thời gian qua, Lãnh đạo Ủy banrnnhân dân Thành phố đã quan tâm chỉ đạo thực hiện, phê duyệt nhiều Đề án, Kế hoạchrnnhằm tăng cường công tác quản lý và phát triển ngành văn thư, lưu trữ Thành phố;rntrong đó, Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức đang tập trungrnthực hiện mất nhiều thời gian, kinh phí.

rnrn

Để tránh việc hồ sơ, tài liệu giấyrnhình thành mới, sau chỉnh lý có nguy cơ tái tồn đọng và giúp các cơ quan, tổ chứcrnthực hiện thống nhất việc tiếp nhận, hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giấy tại Lưu trữrncơ quan; Sở Nội vụ đề nghị Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo, triển khai thựcrnhiện tốt nhiệm vụ tại Lưu trữ cơ quan như sau:

rnrn

I. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆMrnCỦA LƯU TRỮ CƠ QUAN

rnrn

1. Về trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việcrngiúp người đứngrnđầurncơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu và tiếp nhận, hoànrnchỉnh, sắp xếp hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan quy định tại Điều 24 Thôngrntư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lýrnvăn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

rnrn

2. Về trách nhiệm tham mưu lựa chọn hồ sơ, tài liệurncó giá trị bảo quản vĩnh viễn vàrnthống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu quy định tại Điều 4 Thông tư sốrn16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tàirnliệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

rnrn

II. NỘI DUNG CÔNG VIỆC,rnNHIỆM VỤ CỦA LƯU TRỮ CƠ QUAN

rnrn

1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫnrnviệc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

rnrn

a) Theo dõi, thống kê, tổng hợp tìnhrnhình về khả năng và chất lượng của việc lập hồ sơ công việc của công chức, viênrnchức tại cơ quan để tham mưu đề xuất Thủ trưởng Văn phòng hoặc cơ quan có kế hoạchrntập huấn việc lập hồ sơ công việc cho công chức, viên chức, để đảm bảo hồ sơrnhình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức được lập đúng phươngrnpháp và đảm bảo chất lượng.

rnrn

b) Phối hợp với Văn thư cơ quan đề xuấtrnmua sắm văn phòng phẩm, công cụ, thiết bị đúng tiêu chuẩn phục vụ tốt cho côngrntác lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan như: giá (kệ), bìa, hộp bảo quảnrnhồ sơ.

rnrn

2. Theo dõi tình hình hồ sơ hình thànhrnvà chuẩn bị tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

rnrn

a) Theo dõi tình hình hồ sơ hình thành

rnrn

– Trên cơ sở Bản Danh mục hồ sơ cơrnquan ban hành hàng năm, người làm công tác lưu trữ (Lưu trữ cơ quan) phối hợp vớirnVăn thư cơ quan theo dõi tình hình, chất lượng việc lập hồ sơ công việc và kịprnthời phản ánh, đề xuất với Thủ trưởng đơn vị chấn chỉnh, khắc phục để hồ sơ đượcrnlập đúng phương pháp, chất lượng đảm bảo cho việc thu được hồ sơ vào Lưu trữ cơrnquan và không phải tổ chức chỉnh lý.

rnrn

– Tùy theo đặc điểm tình hình, quy môrnhồ sơ, tài liệu hình thành tại cơ quan, Lưu trữ cơ quan cần đề xuất kế hoạchrnthu tài liệu định kỳ khả thi, phù hợp với tình thực tế tại cơ quan mình.

rnrn

b) Công tác chuẩn bị cho việc tiếp nhậnrnhồ sơ, tài liệu

rnrn

Theo quy định, kế hoạch thu tài liệu địnhrnkỳ được Thủ trưởng cơ quan phê duyệt, người làm công tác lưu trữ cơ quan cần córncác bước chuẩn bị cho việc thu hồ sơ, tài liệu, cụ thể:

rnrn

– Chuẩn bị kho tàng, giá và hộp bảo quảnrnhồ sơ, tài liệu; ngay từ đầu năm, căn cứ vào Bản Danh mục hồ sơ cơ quan, dự kiếnrnsố lượng hồ sơ hình thành, người làm công tác lưu trữ đề xuất cho việc mua sắmrnnày.

rnrn

– Tham mưu thông báo kế hoạch và hướngrndẫn các đơn vị, cá nhân về việc thu hồ sơ, tài liệu như: xác định thời gianrnthu, mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Mẫu số 1 kèm theo), mẫu Biên bản giao nhận hồrnsơ, tài liệu (Mẫu số 2 kèm theo).

rnrn

3. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

rnrn

a) Trao đổi, thống nhất với Văn thư cơrnquan, Văn thư đơn vị hoặc các đơn vị, cá nhân về lịch tiếp nhận hồ sơ tài liệurnđến hạn nộp lưu.

rnrn

b) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệurntheo kế hoạch từ Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị hoặc các đơn vị, cá nhân: kiểmrntra mức độ hoàn thiện của hồ sơ, rà soát đối chiếu hồ sơ thực tế với Mục lục hồ sơ,rntài liệu nộp lưu; lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

rnrn

c) Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơrnthì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.

rnrn

4. Hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu

rnrn

Hoàn chỉnh hồ sơ: kiểm tra, rà soát,rnđiều chỉnh và bổ sung hồ sơ, baogồm:

rnrn

a) Viết bìa hồ sơ theo mẫu (chỉnh sửarncác thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần).

rnrn

b) Đánh số tờ, biên mục văn bản trongrnhồ sơ (viết mục lục văn bản) và chứng từ kết thúc

rnrn

– Hồ sơ, tài liệu có thời hạn 20 nămrntrở lên phải đánh số tờ.

rnrn

– Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn:rnđánh số tờ, biên mục văn bảnrntrong hồ sơ (viết mục lục văn bản) và chứng từ kết thúc.

rnrn

Theo yêu cầu quản lý hồ sơ,rntài liệu, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quy định cụ thể các loại hồ sơ có thời hạnrncần đánh số tờ và biên mục văn bản trong hồ sơ.

rnrn

c) Việc đánh số hồ sơ bằng chữ số Ả rậprncho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu lên phiếu tin, lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ đượcrnđánh liên tục trong toàn phông:

rnrn

– Đối với phông hoặc khối tài liệu đãrnđược chỉnh lý lần đầu: từ số 01 cho đến hết.

rnrn

– Đối với phông hoặc khối tài liệu đượcrntiếp nhận và cập nhật tiếp theo: từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong Mục lụcrnhồ sơ, tài liệu của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt hoàn chỉnh hồrnsơ hoặc chỉnh lý trước.

rnrn

5. Lập Mục lục hồ sơ lưu trữ

rnrn

a) Thống kê, tổng hợp các Mục lục hồrnsơ, tài liệu nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân nhận về và lập thành Mục lục hồ sơ,rntài liệu lưu trữ.

rnrn

b) Các loại Mục lục hồ sơ, tài liệu cần lập riêng:

rnrn

– Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạnrnbảo quản vĩnh viễn.

rnrn

– Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạnrnbảo quản có thời hạn.

rnrn

Mục lục hồ sơ, tài liệu được đóngrnthành quyển (ít nhất 03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý và khai thác, sử dụngrntài liệu.

rnrn

c) Hồ sơ, tài liệu có các mức độ mật,rnđược tiếp nhận, lập Mục lục và quản lý theo quy định về Bảo vệ bí mật nhà nướcrnvà quy định cụ thể của cơ quan.

rnrn

6. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp,rnghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá

rnrn

a) Phân loại hồ sơ, tài liệu thành cácrnđơn vị bảo quản (mỗi đơn bị bảo quản có độ dày không quá 03 cm).

rnrn

Trường hợp hồ sơ có ít văn bản, tài liệurnthì lập một đơn vị bảo quản.

rnrn

Trường hợp một hồ sơ có nhiều văn bản,rntài liệu thì được chiarnthành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.

rnrn

b) Tạo nhãn hộp hồ sơ, tài liệu (in vàrndán nhãn hộp):

rnrn

– Khi in nhãn hộp, phải dùng loại mựcrnđen, bền màu; chữ in trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc, nhãn được tạo theo kíchrnthước phù hợp với hộp và dán nhãn vào gáy hộp (Mẫu số 3 kèm theo).

rnrn

– Số hộp được ghi bằng chữ số Ả rập vàrnđánh số liên tục trong toàn phông.

rnrn

c) Đưa hộp hồ sơ, tài liệu lên giárntheo nguyên tắc xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới trong mỗi khoang giárntheo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá. Trong toàn kho, tài liệu được xếprnlên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải từ ngoài vào trong theo hướngrncủa người đi từ cửa kho vào.

rnrn

7. Tham mưu công tác giao nộp hồ sơ,rntài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Mục lục hồ sơ, tài liệurnkhi đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố (nếu cơ quan, tổ chứcrnthuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố).

rnrn

8. Tham mưu, đề xuất và tổ chức thựcrnhiện hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

rnrn

9. Về tiêu chuẩn bìa, hộp, giá bảo quản tài liệurnlưu trữ

rnrn

Bìa hồ sơ, hộp bảo quản, giá bảo quảnrntài liệu lưu trữ thực hiện theo tiêu chuẩn quy định tại Quyết định sốrn1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ.

rnrn

10. Ứng dụng công nghệ thông tin vàornviệc xây dựng Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ

rnrn

Lưu trữ cơ quan chủ động đề xuất sử dụngrnchương trình quản lý Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ hoặc chương trình Excelrntrong việc xây dựng Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan để tổ chức tìm kiếmrnnhanh chóng, kịp thời phục vụ yêu cầu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơrnquan.

rnrn

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

rnrn

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức

rnrn

a) Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lậprnhồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; bố trí nhân sự, đầu tưrncơ sở vật chất, trang thiết bị cho việc tiếp nhận, hoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ; thựcrnhiện có hiệu quả việc quản lý tài liệu tập trung, thống nhất, tránh tình trạngrnhồ sơ, tài liệu phân tán, tiếp tục tồn đọng hoặc tái tồn đọng sau khi thực hiệnrnchỉnh lý.

rnrn

b) Xác định trách nhiệm của Thủ trưởngrncơ quan; Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính); người đứng đầu đơn vịrntrong cơ quan, tổ chức; công chức, viên chức; Văn thư đơn vị; Văn thư cơ quanrnvà Lưu trữ cơ quan theo quy định từ Điều 18 đến Điều 24 Thông tư sốrn07/2012/TT-BNV trong việc tổ chức thực hiện quy định về việc lập hồ sơ và giaornnộp hồ sơ, tài liệu để Lưu trữ cơ quan thực hiện tốt chức năng tiếp nhận vàrnhoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ của cơ quan mình.

rnrn

c) Trên cơ sở nội dung Hướng dẫn này,rncăn cứ tình hình cụ thể vềrnquản lý tài liệu lưu trữ, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức dùng để tuyển dụng, phânrncông, bố trí nhân sự,rnkiểm tra, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan.

rnrn

2. Lưu trữ cơ quan

rnrn

a) Chủ động tham mưu, đề xuất các giảirnpháp để tổ chức thực hiện tốt các nội dung nhiệm vụ, công việc theo Hướng dẫnrnnày.

rnrn

b) Phối hợp tốt công tác chuẩn bị vàrnthực hiện có hiệu quả việc tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữrncơ quan.

rnrn

Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ vềrnviệc tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giấy tại Lưu trữrncơ quan./.

rnrn

rnrn

rn

rn

rn

rnrn

rnrn

Mẫurnsố 1

rnrn

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

rnrn

(Kèm theo Hướng dẫn sốrn3267/HD-SNV ngày 20 tháng 8 năm 2019 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)

rnrn

TÊN ĐƠN VỊ(nộp lưu tài liệu)

rnrn

MỤC LỤC HỒrnSƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

rnrn

Năm 20…

rnrn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rnrn

Mục lục này gồm: ………………………………………………………….hồ sơ (đơn vịrnbảo quản).

rnrn

Viết bằng chữ:. ……………………………………………………………..rnhồrnsơrn(đơnrnvị bảo quản).

rnrn

Trong đó có:

rnrn

………………………………….. hồ sơ (đơn vịrnbảo quản) bảo quản vĩnh viễn;

rnrn

………………………………….. hồ sơ (đơn vịrnbảo quản) bảo quản có thời hạn.

rnrn

rnrn

rn

rn

rn

rnrn

Hướng dẫn cách ghi các cột:

rnrn

Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặprntài liệu giao nộp.

rnrn

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trênrnbìa hồ sơ.

rnrn

Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìarnhồ sơ.

rnrn

Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộnrnnhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

rnrn

Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơrnnhư trên bìa hồ sơ.

rnrn

Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu córntrong hồ sơ.

rnrn

Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý vềrnnội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.

rnrn

rnrn

Mẫurnsố 2

rnrn

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU

rnrn

(Kèm theo Hướng dẫn sốrn3267/HD-SNV ngày 20 tháng 8 năm 2019 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)

rnrn

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rnrn

rnrn

BIÊN BẢN

rnrn

Về việc giaornnhận tài liệu

rnrn

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngàyrn22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưurnhồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

rnrn

Căn cứ………………. (Danh mục hồrnsơ năm….., Kế hoạch thurnthập tài liệu…..),

rnrn

Chúng tôi gồm:

rnrn

BÊN GIAO:(tên đơn vị giaornnộp tài liệu), đại diện là:

rnrn

– Ông (bà): ………………………………………………………………………………………………

rnrn

Chức vụ công tác/chức danh: ……………………………………………………………………

rnrn

BÊN NHẬN:(Lưu trữ cơrnquan), đại diện là:

rnrn

– Ông (bà): ………………………………………………………………………………………………

rnrn

Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………………………………..

rnrn

Thống nhất lập biên bản giao nhận tàirnliệu với những nội dung như sau:

rnrn

1. Tên khối tài liệu giao nộp: ……………………………………………………………………..

rnrn

2. Thời gian của tài liệu: …………………………………………………………………………….

rnrn

3. Số lượng tài liệu:

rnrn

– Tổng số hộp (cặp): …………………………………………………………………………………..

rnrn

– Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ……………………..rnQuyrnra mét giá: …………………….mét

rnrn

3. Tình trạng tài liệu giaornnộp: ……………………………………………………………………….

rnrn

4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèmrntheo.

rnrn

Biên bản này được lập thành hai bản;rnbên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.

rnrn

rnrn

rn

rn

rn

rnrn

Mẫurnsố 3

rnrn

NHÃN HỘP HỒ SƠ

rnrn

(Kèm theo Hướng dẫn sốrn3267/HD-SNV ngày 20 tháng 8 năm 2019 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)

rnrn

rnrn

rnrn