Hướng dẫn 3457/HD-SNV năm 2017 về tổ chức quản lý Kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan cấp huyện tại Thành phố Hồ Chí Minh do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

rn

rn

rn

rn

rn

rn

rnrn

rnrn

HƯỚNG DẪN

rnrn

VỀrnVIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ KHO LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP HUYỆNrnTẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

rnrn

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11rnnăm 2011; Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Bộ Nội vụrnhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộcrnỦy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủyrnban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Thông tư sốrn16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 1 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tàirnliệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp; Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30rntháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục cácrncơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sửrnThành phố Hồ Chí Minh;

rnrn

Để tổ chức quản lý và sử dụng tốtrnnguồn hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổrnchức cấp huyện tại Thành phố được tập trung, thống nhất; đồng thời tạo điềurnkiện thuận lợi trong việc phối hợp lựa chọn và giao nộp hồ sơ, tài liệu vàornTrung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố;

rnrn

Sở Nội vụ đề nghị Ủy ban nhân dânrnquận, huyện chỉ đạo thực hiện việc quản lý Kho Lưu trữ và tài liệu lưu trữ củarncác cơ quan, tổ chức cấp huyện tại Thành phố như sau:

rnrn

I. VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

rnrn

1. Nhiệm vụ quản lý nhà nước vềrncông tác văn thư, lưu trữ

rnrn

Phòng Nội vụ tham mưu, giúp Ủy banrnnhân dân quận, huyện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ:

rnrn

a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiệnrncác chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của Thành phố đối vớirncác cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã theo quy định của pháp luật;

rnrn

b) Thực hiện công tác báo cáo, thốngrnkê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

rnrn

2. Về xây dựng, bố trí Kho Lưu trữ

rnrn

Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạornthực hiện việc xây dựng, bố trí Kho Lưu trữ có quy mô và diện tích phù hợp đểrnbảo quản đủ số lượng hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức trong phạm virnquản lý theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố tại Công văn số 3626/UBND-VXrnngày 29 tháng 6 năm 2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bốrntrí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và Hướng dẫn sốrn232/HD-SNV ngày 20 tháng 01 năm 2016 của Sở Nội vụ về việc xây dựng, bố trí,rncải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ.

rnrn

3. Về quản lý Kho Lưu trữ

rnrn

Để thống nhất quản lý và đảm bảo anrntoàn tài liệu tại Kho Lưu trữ, Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo:

rnrn

– Giao Phòng Nội vụ trực tiếp quản lýrnKho Lưu trữ và bố trí kinh phí mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưurntrữ.

rnrn

– Bổ sung biên chế cho Phòng Nội vụrnđể thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ trong tổngrnsố biên chế được giao của quận, huyện.

rnrn

4. Quản lý tài liệu lưu trữ; xác địnhrngiá trị và giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử

rnrn

Phòng Nội vụ chủ trì phối hợp với cácrncơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sửrnThành phố:

rnrn

a) Tổ chức giao nhận tài liệu vào KhornLưu trữ; thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ.

rnrn

b) Xác định giá trị tài liệu, lựarnchọn và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (hồ sơ đãrnđược chỉnh lý) của các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu.

rnrn

c) Lập thủ tục đề nghị thẩm định vàrngiao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định tại Thông tư số 16/2014/TT-BNVrnvà Quyết định số 7109/QĐ-UBND.

rnrn

II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

rnrn

1. Phòng Nội vụ tham mưu Ủy ban nhânrndân quận, huyện triển khai thực hiện các nội dung của Hướng dẫn này và báo cáornkết quả về Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Quá trình thực hiện, nếu có phát sinhrnvướng mắc, Ủy ban nhân dân quận, huyện kịp thời phản ảnh về Sở Nội vụ để phốirnhợp, giải quyết.

rnrn

2. Hướng dẫn này thay thế Hướng dẫnrnsố 1320/HD-SNV ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Sở Nội vụ về một số chức năng quảnrnlý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận, huyện; Hướngrndẫn số 207/HD-SNV ngày 27 tháng 02 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc tổ chức quảnrnlý kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện./.

rnrn

rnrn

rn

rn

rn

rnrn

rnrn