Chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ là một trong những điều kiện quan trọng để doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đúng thời hạn. Chỉ cần thiếu một giấy tờ hoặc kê khai sai thông tin, hồ sơ có thể bị cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu sửa đổi, bổ sung, làm kéo dài thời gian thành lập doanh nghiệp.
Vậy hồ sơ thành lập doanh nghiệp năm 2026 gồm những gì? Hồ sơ của từng loại hình doanh nghiệp có giống nhau không? Hãy cùng LuậtOnline tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân
Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025, hồ sơ thực hiện đăng ký doanh nghiệp hoạt động theo hình thức doanh nghiệp tư nhân (DNTN) bao gồm:
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân
*** Lưu ý: Theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trong trường hợp chủ DNTN đã kê khai số định danh cá nhân và đồng ý chia sẻ thông tin cá nhân được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ không cần phải bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ DNTN.
Hồ sơ thành lập công ty hợp danh
Căn cứ theo quy định tại Điều 20 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025, hồ sơ thực hiện đăng ký doanh nghiệp hoạt động theo hình thức công ty hợp danh bao gồm:
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
– Điều lệ công ty.
– Danh sách thành viên.
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên.
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
*** Lưu ý: Theo quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trong trường hợp thành viên là cá nhân, người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đã kê khai số định danh cá nhân và đồng ý chia sẻ thông tin cho các cơ quan có liên quan thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
Hồ sơ thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn
Căn cứ theo quy định tại Điều 21 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025, hồ sơ thực hiện đăng ký doanh nghiệp hoạt động theo hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) bao gồm:
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
– Điều lệ công ty.
– Danh sách thành viên.
– Bản sao các giấy tờ sau đây:
(i) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật.
(ii) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.
(iii) Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
(iv) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
*** Lưu ý: Theo quy định tại khoản 3 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp:
– Trong trường hợp đăng ký doanh nghiệp hoạt động theo hình thức công ty TNHH một thành viên thì trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ không bao gồm danh sách thành viên.
– Trong trường hợp chủ sở hữu, thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên là tổ chức đã kê khai số định danh cá nhân và đồng ý chia sẻ thông tin cho các cơ quan có liên quan thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ không cần phải bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
Hồ sơ thành lập công ty cổ phần
Căn cứ theo quy định tại Điều 22 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sửa đổi, bổ sung năm 2025, hồ sơ thực hiện đăng ký doanh nghiệp hoạt động theo hình thức công ty cổ phần (CTCP) bao gồm:
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
– Điều lệ công ty.
– Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.
– Bản sao các giấy tờ sau đây:
(i) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật.
(ii) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.
(iii) Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
(iv) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
*** Lưu ý: Theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp những trường hợp sau đây nếu đã kê khai số định danh cá nhân và đồng ý chia sẻ thông tin cho các cơ quan có liên quan thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ không cần phải bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này:
- Cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập
- Cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 96/2026/NĐ-CP, khi thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, nhà đầu tư cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
– Văn bản đề nghị thực hiện dự án đầu tư, theo mẫu quy định.
– Giấy tờ pháp lý của nhà đầu tư, như CCCD/CMND/hộ chiếu (đối với cá nhân) hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/tài liệu tương đương (đối với tổ chức).
– Đề xuất dự án đầu tư, nêu rõ thông tin về nhà đầu tư, mục tiêu, quy mô, vốn đầu tư, phương án huy động vốn, địa điểm, tiến độ thực hiện, thời hạn dự án và đánh giá hiệu quả kinh tế – xã hội (kèm đề xuất ưu đãi nếu có).
– Tài liệu chứng minh năng lực tài chính, như xác nhận số dư ngân hàng, sổ tiết kiệm (đối với cá nhân) hoặc báo cáo tài chính 2 năm gần nhất, cam kết/bảo lãnh tài chính (đối với tổ chức).
– Tài liệu về địa điểm thực hiện dự án, như hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp nếu không được Nhà nước giao/cho thuê đất.
– Giải trình công nghệ (nếu dự án thuộc diện phải thẩm định công nghệ).
– Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC) trong trường hợp đầu tư theo hình thức hợp đồng BCC.
– Các tài liệu khác theo yêu cầu
Hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh qua mạng thông tin điện tử
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay, cơ quan đăng ký kinh doanh cũng đã tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tìm hiểu thông tin, thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 37 Nghị định 168/2025/NĐ-CP đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được hiểu là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp sử dụng tài khoản định danh điện tử để thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Thứ nhất, đảm bảo có đầy đủ các giấy tờ cần thiết phù hợp với loại hình doanh nghiệp đăng ký như đã trình bày ở mục (2.1), (2.2), (2.3) và (2.4) nêu trên và nội dung các giấy tờ đó phải được kê khai đầy đủ.
Thứ hai, các giấy tờ phải được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử.
Thứ ba, các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải đảm bảo đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ.
Thứ tư, có thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ.
Thứ năm, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được ký số hoặc ký xác thực bởi người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký giấy phép kinh doanh hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì kèm theo các giấy tờ sau:
(i) Ủy quyền cho cá nhân thì phải nộp kèm theo văn bản ủy quyền cho cá nhân đó (không bắt buộc phải công chứng, chứng thực) thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
(ii) Ủy quyền cho tổ chức hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thì phải nộp kèm theo bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
(iii) Ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp nộp ở đâu?
Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người thành lập doanh nghiệp chỉ cần nộp 01 bộ hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ có thể được nộp theo một trong các phương thức:
– Nộp trực tiếp
– Nộp thông qua dịch vụ bưu chính tại bộ phận một cửa thuộc Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính
– Nộp hồ sơ trực tuyến tại trang dịch vụ công của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính
Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu người thành lập doanh nghiệp nộp thêm giấy tờ ngoài thành phần hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp
Để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, người thành lập doanh nghiệp nên lưu ý:
– Lựa chọn đúng loại hình doanh nghiệp ngay từ đầu
– Kiểm tra tên doanh nghiệp trước khi đăng ký để tránh bị trùng hoặc gây nhầm lẫn
– Xác định đúng ngành, nghề kinh doanh
– Kê khai đầy đủ và chính xác thông tin của thành viên, cổ đông hoặc chủ sở hữu
– Soạn Điều lệ công ty phù hợp với cơ cấu tổ chức và nhu cầu hoạt động
– Kiểm tra kỹ toàn bộ hồ sơ trước khi nộp để hạn chế việc sửa đổi, bổ sung
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thành lập doanh nghiệp là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng để quá trình đăng ký doanh nghiệp diễn ra thuận lợi. Tùy từng loại hình doanh nghiệp mà thành phần hồ sơ sẽ có sự khác nhau, tuy nhiên đều phải bảo đảm đúng quy định của Luật Doanh nghiệp và Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.
