Quy định phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố mới nhất

Nội dung bài viết

TÊN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ LUẬT SƯ
Số: […..]/2026/QĐ-[…..]

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

[Địa danh], ngày [……] tháng […..] năm 2026

QUY ĐỊNH NỘI BỘ

VỀ PHÒNG, CHỐNG RỬA TIỀN VÀ TÀI TRỢ KHỦNG BỐ

(Ban hành kèm theo Quyết định số […….]/2026/QĐ-[….] ngày […..]/[….]/2026 của Công ty Luật TNHH…..)

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích và phạm vi điều chỉnh

Quy định này thiết lập nguyên tắc, quy trình và trách nhiệm nội bộ nhằm phòng ngừa, phát hiện, xử lý và báo cáo các giao dịch có dấu hiệu liên quan đến rửa tiền, tài trợ khủng bố trong hoạt động của Công ty Luật TNHH [Tên công ty] (sau đây gọi là “Công ty”).
Quy định áp dụng đối với Giám đốc, luật sư, luật sư tập sự, nhân viên và cá nhân khác tham gia cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện công việc nhân danh Công ty.
Nghĩa vụ nhận biết khách hàng, đánh giá rủi ro và báo cáo được thực hiện trong phạm vi hoạt động của Công ty thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật về phòng, chống rửa tiền.

Điều 2. Căn cứ pháp lý

Quy định này được xây dựng trên cơ sở:

Luật Phòng, chống rửa tiền số 14/2022/QH15;
Nghị định số 19/2023/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Phòng, chống rửa tiền;
Thông tư số 09/2023/TT-NHNN hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Phòng, chống rửa tiền;
Pháp luật về phòng, chống khủng bố, pháp luật về luật sư và các quy định pháp luật có liên quan.

Điều 3. Nguyên tắc thực hiện

Tuân thủ pháp luật về phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố; thực hiện các biện pháp phù hợp với quy mô, cơ cấu tổ chức và mức độ rủi ro của Công ty.
Thực hiện nhận biết khách hàng, xác minh thông tin, đánh giá rủi ro và giám sát giao dịch theo quy định.
Không thiết lập hoặc tiếp tục quan hệ dịch vụ khi Công ty không thể hoàn thành việc nhận biết khách hàng theo quy định pháp luật, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bảo mật thông tin khách hàng và thông tin báo cáo; việc bảo mật không được sử dụng làm căn cứ từ chối thực hiện nghĩa vụ báo cáo theo pháp luật.
Không thông báo cho khách hàng hoặc người không có thẩm quyền về việc Công ty đã lập, gửi hoặc đang xem xét gửi báo cáo giao dịch đáng ngờ.

Chương II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ TRÁCH NHIỆM

Điều 4. Người chịu trách nhiệm về phòng, chống rửa tiền

Giám đốc Công ty trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quy định này và phân công một cá nhân làm đầu mối phụ trách phòng, chống rửa tiền.
Người được phân công phụ trách có trách nhiệm:
a) Hướng dẫn việc nhận biết khách hàng và đánh giá rủi ro;
b) Tiếp nhận, rà soát báo cáo nội bộ về giao dịch đáng ngờ;
c) Tham mưu cho Giám đốc quyết định việc báo cáo cơ quan có thẩm quyền;
d) Quản lý hồ sơ, tài liệu phòng, chống rửa tiền;
đ) Tổ chức đào tạo, kiểm tra và đề xuất cập nhật quy định nội bộ.
Trường hợp Công ty không có bộ phận chuyên trách, Giám đốc có thể trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ nêu tại khoản 2 Điều này hoặc phân công bằng văn bản cho cá nhân phù hợp.

Điều 5. Trách nhiệm của luật sư và nhân viên

Thu thập, kiểm tra và cập nhật thông tin khách hàng theo quy định.
Nhận diện dấu hiệu rủi ro trong quá trình tiếp nhận, thực hiện dịch vụ và báo cáo kịp thời cho người phụ trách.
Không tự ý bỏ qua, sửa đổi hoặc che giấu thông tin có liên quan đến giao dịch đáng ngờ.
Phối hợp cung cấp hồ sơ, tài liệu cho người phụ trách và Giám đốc để xem xét, xử lý theo quy định.

Chương III. NHẬN BIẾT KHÁCH HÀNG VÀ QUẢN LÝ RỦI RO

Điều 6. Các trường hợp thực hiện nhận biết khách hàng

Công ty thực hiện nhận biết khách hàng khi cung cấp dịch vụ pháp lý thuộc phạm vi quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền, bao gồm việc:

Thay mặt khách hàng chuẩn bị hoặc thực hiện giao dịch chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở hoặc tài sản khác gắn liền với đất;
Quản lý tiền, chứng khoán hoặc tài sản khác của khách hàng;
Quản lý tài khoản của khách hàng tại ngân hàng hoặc công ty chứng khoán;
Điều hành, quản lý công ty; tham gia mua, bán doanh nghiệp thay mặt khách hàng;
Thực hiện hoạt động khác thuộc phạm vi đối tượng báo cáo theo pháp luật hiện hành.

Điều 7. Thông tin nhận biết khách hàng

Đối với khách hàng là cá nhân, Công ty thu thập thông tin nhận dạng, giấy tờ tùy thân, địa chỉ, nghề nghiệp, thông tin liên hệ và các thông tin khác theo quy định pháp luật.
Đối với khách hàng là tổ chức, Công ty thu thập tên, loại hình pháp lý, địa chỉ trụ sở, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế, lĩnh vực hoạt động, thông tin người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo ủy quyền.
Công ty xác định và thu thập thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của khách hàng là tổ chức theo quy định pháp luật.
Công ty thu thập thông tin về mục đích, bản chất của quan hệ dịch vụ; nguồn gốc tài sản hoặc nguồn tiền khi cần thiết để đánh giá rủi ro.
Thông tin phải được kiểm tra, đối chiếu với giấy tờ, tài liệu hoặc nguồn dữ liệu đáng tin cậy. Trường hợp có dấu hiệu không chính xác, không nhất quán hoặc không đầy đủ, Công ty yêu cầu khách hàng giải trình, bổ sung.

Điều 8. Chính sách chấp nhận khách hàng

Công ty từ chối thiết lập quan hệ dịch vụ hoặc thực hiện giao dịch khi:
a) Khách hàng từ chối cung cấp thông tin cần thiết hoặc cung cấp thông tin không đầy đủ khiến Công ty không thể hoàn thành việc nhận biết khách hàng;
b) Không thể xác định hoặc xác minh chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định;
c) Có căn cứ cho thấy giao dịch có liên quan đến hành vi bị pháp luật nghiêm cấm.
Trường hợp phát sinh nghi ngờ trong quá trình thực hiện dịch vụ, luật sư phụ trách phải báo cáo người phụ trách phòng, chống rửa tiền để xem xét biện pháp phù hợp, bao gồm việc tiếp tục, tạm dừng hoặc chấm dứt quan hệ dịch vụ theo quy định pháp luật.

Điều 9. Đánh giá và phân loại rủi ro

Công ty đánh giá rủi ro trên cơ sở các yếu tố:
a) Khách hàng và chủ sở hữu hưởng lợi;
b) Quốc gia, vùng lãnh thổ có liên quan;
c) Loại dịch vụ pháp lý và phương thức cung cấp dịch vụ;
d) Giá trị, tính chất, mục đích và tần suất giao dịch;
đ) Nguồn gốc tài sản, nguồn tiền và các dấu hiệu bất thường khác.
Khách hàng được phân loại theo ba mức: rủi ro thấp, rủi ro trung bình và rủi ro cao.
Đối với khách hàng có rủi ro cao, Công ty áp dụng biện pháp nhận biết, xác minh và giám sát tăng cường; yêu cầu giải trình bổ sung về mục đích giao dịch, nguồn tiền hoặc nguồn tài sản khi cần thiết.
Việc đánh giá rủi ro được thực hiện khi tiếp nhận khách hàng, khi phát sinh giao dịch hoặc thông tin mới có ảnh hưởng đến mức độ rủi ro và được rà soát định kỳ ít nhất hằng năm.

Chương IV. PHÁT HIỆN VÀ BÁO CÁO GIAO DỊCH ĐÁNG NGỜ

Điều 10. Nhận diện giao dịch đáng ngờ

Giao dịch đáng ngờ là giao dịch có cơ sở hợp lý để nghi ngờ tài sản trong giao dịch là tài sản do phạm tội mà có hoặc có liên quan đến rửa tiền theo quy định pháp luật.
Khi đánh giá giao dịch, luật sư và nhân viên cần lưu ý các dấu hiệu như:
a) Khách hàng cung cấp thông tin giả mạo, mâu thuẫn hoặc không giải thích được;
b) Giao dịch không phù hợp với hoạt động, năng lực tài chính hoặc mục đích đã khai báo của khách hàng;
c) Khách hàng yêu cầu chia nhỏ giao dịch, sử dụng người đứng tên hộ hoặc cấu trúc pháp lý không có lý do hợp lý;
d) Giao dịch có giá trị lớn, phức tạp, không rõ nguồn gốc tài sản hoặc không có mục đích kinh tế rõ ràng;
đ) Giao dịch có liên quan đến cá nhân, tổ chức hoặc khu vực có rủi ro cao;
e) Các dấu hiệu đáng ngờ khác theo Luật Phòng, chống rửa tiền và văn bản hướng dẫn.
Việc xác định giao dịch đáng ngờ không phụ thuộc vào giá trị giao dịch hoặc việc giao dịch đã hoàn thành hay chưa.

Điều 11. Quy trình báo cáo nội bộ

Luật sư hoặc nhân viên phát hiện dấu hiệu đáng ngờ phải lập báo cáo nội bộ và chuyển ngay cho người phụ trách phòng, chống rửa tiền.
Báo cáo nội bộ cần nêu tối thiểu:
a) Thông tin khách hàng và người có liên quan;
b) Nội dung, thời gian, giá trị và phương thức giao dịch;
c) Dấu hiệu đáng ngờ được phát hiện;
d) Tài liệu, thông tin làm cơ sở đánh giá;
đ) Biện pháp đã thực hiện và đề xuất xử lý.
Người phụ trách rà soát, phân tích thông tin và trình Giám đốc quyết định việc báo cáo cơ quan có thẩm quyền.
Việc báo cáo nội bộ không làm thay đổi hoặc kéo dài thời hạn báo cáo theo quy định pháp luật.

Điều 12. Báo cáo giao dịch đáng ngờ ra bên ngoài

Công ty báo cáo giao dịch đáng ngờ cho cơ quan thực hiện chức năng, nhiệm vụ phòng, chống rửa tiền thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam theo hình thức và mẫu biểu hiện hành.
Thời hạn báo cáo thực hiện theo Điều 37 Luật Phòng, chống rửa tiền năm 2022:
a) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh giao dịch hoặc 01 ngày làm việc kể từ ngày Công ty phát hiện giao dịch đáng ngờ;
b) Trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm phát hiện, nếu giao dịch đáng ngờ do khách hàng yêu cầu có dấu hiệu liên quan đến tội phạm.
Báo cáo phải kèm theo thông tin nhận biết khách hàng, tài liệu giao dịch và tài liệu liên quan theo quy định.
Người phụ trách lưu bằng chứng về việc gửi báo cáo và xác nhận tiếp nhận (nếu có).

Điều 13. Phòng, chống tài trợ khủng bố

Công ty thực hiện rà soát khách hàng, người có liên quan và giao dịch theo các danh sách, thông tin cảnh báo và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Khi phát hiện thông tin hoặc giao dịch có dấu hiệu liên quan đến tài trợ khủng bố, luật sư phụ trách phải báo cáo ngay cho người phụ trách và Giám đốc để xem xét thực hiện nghĩa vụ báo cáo, áp dụng biện pháp ngăn chặn hoặc xử lý theo quy định.
Công ty không được tự ý tiết lộ cho khách hàng hoặc bên thứ ba về việc rà soát, báo cáo hoặc biện pháp xử lý, trừ trường hợp pháp luật cho phép hoặc yêu cầu.

Chương V. LƯU TRỮ, BẢO MẬT VÀ ĐÀO TẠO

Điều 14. Lưu trữ hồ sơ

Công ty lưu trữ hồ sơ nhận biết khách hàng, tài liệu giao dịch, kết quả đánh giá rủi ro, báo cáo giao dịch đáng ngờ và tài liệu liên quan.
Thời hạn lưu trữ thông tin, hồ sơ, tài liệu nhận biết khách hàng và tài liệu phân tích, đánh giá là 05 năm kể từ ngày kết thúc giao dịch hoặc ngày chấm dứt quan hệ với khách hàng; đối với báo cáo giao dịch, thời hạn lưu trữ là 05 năm kể từ ngày phát sinh giao dịch, theo quy định pháp luật.
Hồ sơ được lưu trữ bảo đảm an toàn, bảo mật và có khả năng truy xuất khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Điều 15. Bảo mật thông tin

Người tiếp cận hồ sơ phòng, chống rửa tiền có trách nhiệm bảo mật thông tin theo quy định pháp luật và quy định nghề nghiệp.
Nghiêm cấm tiết lộ cho khách hàng hoặc người không có thẩm quyền việc Công ty đã báo cáo, đang xem xét báo cáo hoặc đã cung cấp thông tin liên quan đến giao dịch đáng ngờ.
Việc cung cấp hồ sơ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền được thực hiện theo đúng quy định pháp luật.

Điều 16. Đào tạo và kiểm tra nội bộ

Công ty tổ chức đào tạo về phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố cho luật sư, luật sư tập sự và nhân viên ít nhất mỗi năm một lần.
Người mới làm việc tại Công ty phải được phổ biến quy định này trước khi trực tiếp tham gia tiếp nhận hoặc thực hiện giao dịch thuộc phạm vi áp dụng.
Công ty kiểm tra việc tuân thủ quy định này định kỳ ít nhất 06 tháng một lần; kết quả kiểm tra được lập thành văn bản và lưu hồ sơ.
Hằng năm, Công ty đánh giá, cập nhật quy định nội bộ để bảo đảm phù hợp với pháp luật và tình hình hoạt động thực tế.

Chương VI. XỬ LÝ VI PHẠM VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 17. Xử lý vi phạm

Cá nhân vi phạm quy định này tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo nội quy lao động, quy chế của Công ty và pháp luật có liên quan.
Trường hợp hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật, Công ty thực hiện việc báo cáo hoặc chuyển thông tin đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
Việc xử lý nội bộ không loại trừ trách nhiệm pháp lý của cá nhân vi phạm theo quy định pháp luật.

Điều 18. Hiệu lực và trách nhiệm thi hành

Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Giám đốc, người phụ trách phòng, chống rửa tiền, luật sư, luật sư tập sự và toàn thể nhân viên Công ty chịu trách nhiệm thi hành.
Khi pháp luật có sửa đổi, bổ sung hoặc có hướng dẫn mới liên quan, Giám đốc tổ chức rà soát và sửa đổi quy định này cho phù hợp.

ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ LUẬT SƯ

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)