Trong quá trình làm việc, vì nhiều lý do như chuyển công tác, thay đổi định hướng nghề nghiệp, lý do sức khỏe hoặc hoàn cảnh gia đình, người lao động có thể có nhu cầu chấm dứt hợp đồng lao động. Để việc nghỉ việc diễn ra đúng quy định và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của cả người lao động lẫn người sử dụng lao động, người lao động nên chuẩn bị đơn xin nghỉ việc đầy đủ, rõ ràng và thực hiện đúng thời hạn báo trước theo quy định của pháp luật.
Vậy đơn xin nghỉ việc cần có những nội dung gì? Người lao động có bắt buộc phải làm đơn không? Hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động gồm những gì và cần lưu ý những vấn đề nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Khi nào người lao động được nghỉ việc?
Theo Điều 35 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần nêu lý do, miễn là thực hiện đúng thời hạn báo trước theo quy định của pháp luật hoặc hợp đồng lao động.
Tùy từng loại hợp đồng, thời hạn báo trước có thể khác nhau, chẳng hạn:
– Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn
– Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng
– Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn dưới 12 tháng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
Ngoài ra, khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động năm 2019 còn quy định một số trường hợp người lao động được nghỉ việc mà không cần báo trước, ví dụ như không được bố trí đúng công việc đã thỏa thuận, không được trả đủ lương hoặc bị người sử dụng lao động ngược đãi, quấy rối tình dục tại nơi làm việc và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Có bắt buộc phải làm đơn xin nghỉ việc không?
Bộ luật Lao động năm 2019 không quy định bắt buộc người lao động phải lập đơn xin nghỉ việc khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.
Điều quan trọng là người lao động phải thông báo cho người sử dụng lao động đúng thời hạn theo Điều 35 Bộ luật Lao động năm 2019.
Tuy nhiên, để bảo đảm có căn cứ chứng minh việc đã thông báo nghỉ việc và tránh phát sinh tranh chấp sau này, người lao động nên thực hiện việc thông báo bằng văn bản thông qua đơn xin nghỉ việc hoặc hình thức khác có thể lưu giữ được nội dung thông báo.
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc nộp đơn xin nghỉ việc còn là yêu cầu bắt buộc theo quy chế nội bộ hoặc quy trình quản lý nhân sự.
Đơn xin nghỉ việc cần có những nội dung gì?
Mặc dù pháp luật không quy định mẫu đơn thống nhất, nhưng để đơn được tiếp nhận thuận lợi, người lao động nên trình bày đầy đủ các nội dung sau:
– Ngày, tháng, năm làm đơn
– Tên doanh nghiệp hoặc người sử dụng lao động
– Họ và tên, chức danh, bộ phận công tác của người làm đơn
– Thông tin về hợp đồng lao động đang thực hiện (nếu cần)
– Nội dung đề nghị chấm dứt hợp đồng lao động
– Thời điểm dự kiến nghỉ việc
– Thời gian thực hiện báo trước theo quy định
– Cam kết bàn giao công việc, tài sản và hồ sơ liên quan
– Đề nghị doanh nghiệp giải quyết các quyền lợi theo quy định
– Chữ ký và họ tên của người làm đơn
Mẫu đơn xin nghỉ việc đúng luật 2026
TẢI FILE: TẠI ĐÂY
Hướng dẫn cách viết mẫu đơn xin nghỉ việc
Để đơn xin nghỉ việc được doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý thuận lợi, người lao động cần trình bày đầy đủ, rõ ràng các nội dung sau:
– Phần “Kính gửi”: Ghi đúng tên doanh nghiệp, cơ quan hoặc người có thẩm quyền tiếp nhận đơn theo quy định nội bộ của đơn vị. Thông thường, đơn được gửi đến Ban Giám đốc, Giám đốc, Tổng Giám đốc hoặc Trưởng phòng Nhân sự.
– Thông tin người làm đơn: Ghi đầy đủ họ và tên, ngày tháng năm sinh (nếu cần), chức danh công việc, phòng ban hoặc bộ phận đang công tác, mã nhân viên (nếu doanh nghiệp có sử dụng) và các thông tin nhận diện khác theo quy định của đơn vị.
– Thông tin về hợp đồng lao động: Ghi rõ loại hợp đồng lao động đang thực hiện (xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn), ngày ký hợp đồng và thời điểm bắt đầu làm việc nếu doanh nghiệp yêu cầu.
– Lý do nghỉ việc: Pháp luật không bắt buộc người lao động phải nêu lý do khi đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 35 Bộ luật Lao động năm 2019. Tuy nhiên, người lao động vẫn có thể trình bày ngắn gọn, lịch sự các lý do như thay đổi định hướng nghề nghiệp, chuyển nơi làm việc, lý do sức khỏe hoặc hoàn cảnh gia đình.
– Thời điểm nghỉ việc: Ghi rõ ngày dự kiến chấm dứt hợp đồng lao động và bảo đảm thời gian báo trước phù hợp với Điều 35 Bộ luật Lao động năm 2019 hoặc theo hợp đồng lao động đã ký.
– Nội dung bàn giao công việc: Nêu rõ sẽ thực hiện bàn giao công việc, hồ sơ, tài liệu, tài sản và các nội dung liên quan cho người được doanh nghiệp phân công trước khi nghỉ việc.
– Đề nghị giải quyết quyền lợi: Có thể đề nghị doanh nghiệp thực hiện các thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, thanh toán tiền lương, tiền nghỉ phép chưa sử dụng, trợ cấp (nếu đủ điều kiện) và các quyền lợi khác theo quy định của pháp luật.
– Lời cảm ơn và chữ ký: Cuối đơn, người lao động ký và ghi rõ họ tên. Việc trình bày lịch sự, chuyên nghiệp sẽ góp phần tạo thiện chí trong quá trình nghỉ việc.
Sau khi nộp đơn xin nghỉ việc, người lao động cần làm gì?
Sau khi nộp đơn, người lao động nên chủ động phối hợp với doanh nghiệp để hoàn tất các thủ tục nghỉ việc, bao gồm:
– Thực hiện đầy đủ thời hạn báo trước theo quy định của pháp luật hoặc theo hợp đồng lao động.
– Bàn giao công việc, hồ sơ, tài liệu và tài sản của doanh nghiệp.
– Hoàn thành các nghĩa vụ còn tồn đọng theo yêu cầu của đơn vị (nếu có).
– Kiểm tra việc thanh toán tiền lương, tiền phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện) và các khoản quyền lợi khác.
– Nhận lại các giấy tờ liên quan như quyết định nghỉ việc, bản chính giấy tờ đã nộp (nếu có) và xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định.
Đơn xin nghỉ việc nộp ở đâu?
Người lao động nộp đơn xin nghỉ việc cho người sử dụng lao động theo quy định của doanh nghiệp.
Tùy từng đơn vị, đơn có thể được gửi đến:
– Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc
– Trưởng phòng Nhân sự
– Trưởng bộ phận trực tiếp quản lý
– Bộ phận hành chính – nhân sự hoặc bộ phận được doanh nghiệp phân công tiếp nhận hồ sơ nghỉ việc
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp cho phép người lao động nộp đơn bằng các hình thức như:
– Nộp trực tiếp bản giấy
– Gửi qua email nội bộ
– Gửi qua hệ thống quản lý nhân sự của doanh nghiệp
– Hình thức khác theo quy chế nội bộ
Để bảo đảm quyền lợi của mình, người lao động nên lưu giữ bản sao đơn hoặc các tài liệu chứng minh đã gửi thông báo nghỉ việc đúng thời hạn.
Một số lưu ý khi làm đơn xin nghỉ việc
Khi soạn thảo đơn xin nghỉ việc, người lao động nên lưu ý:
– Kiểm tra loại hợp đồng lao động để xác định đúng thời hạn báo trước theo Điều 35 Bộ luật Lao động năm 2019.
– Ghi chính xác ngày dự kiến nghỉ việc để tránh vi phạm thời hạn báo trước.
– Trình bày đơn rõ ràng, ngắn gọn và sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp.
– Không nên tự ý nghỉ việc khi chưa hết thời gian báo trước, trừ trường hợp pháp luật cho phép nghỉ ngay mà không cần báo trước.
– Chủ động thực hiện việc bàn giao công việc, tài sản và hồ sơ để tránh phát sinh trách nhiệm bồi thường.
– Lưu giữ bản sao đơn xin nghỉ việc hoặc bằng chứng đã gửi đơn (email, phiếu tiếp nhận…) để làm căn cứ khi cần thiết.
– Trao đổi với bộ phận nhân sự về các quyền lợi sau khi nghỉ việc như tiền lương, tiền phép năm, trợ cấp thôi việc (nếu có) và thủ tục bảo hiểm xã hội.
– Đọc kỹ nội quy lao động, hợp đồng lao động và quy chế của doanh nghiệp để thực hiện đúng quy trình nghỉ việc nội bộ.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải nêu lý do nghỉ việc trong đơn không?
Không. Theo Điều 35 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không bắt buộc phải nêu lý do, miễn là thực hiện đúng thời hạn báo trước hoặc thuộc trường hợp được nghỉ việc không cần báo trước theo quy định của pháp luật.
Có thể gửi đơn xin nghỉ việc qua email không?
Pháp luật không cấm việc gửi đơn bằng phương thức điện tử. Nếu doanh nghiệp chấp nhận hình thức này hoặc có quy định nội bộ cho phép thì người lao động có thể gửi đơn qua email hoặc hệ thống quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Nếu nghỉ việc không báo trước thì có bị xử lý không?
Nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không thuộc trường hợp được nghỉ việc không cần báo trước theo Điều 35 Bộ luật Lao động năm 2019 thì có thể bị coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật và phải thực hiện các nghĩa vụ theo Điều 40 Bộ luật Lao động năm 2019.
Kết luận
Đơn xin nghỉ việc là văn bản giúp người lao động thông báo việc chấm dứt hợp đồng lao động một cách rõ ràng, chuyên nghiệp và đúng quy định của pháp luật. Mặc dù pháp luật không bắt buộc phải sử dụng mẫu đơn thống nhất, nhưng việc chuẩn bị đầy đủ nội dung, thực hiện đúng thời hạn báo trước và hoàn thành các thủ tục bàn giao sẽ giúp quá trình nghỉ việc diễn ra thuận lợi, đồng thời bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cả người lao động và người sử dụng lao động.
