Mẫu Đơn đăng ký đất đai, tài sản với đất [mẫu số 15]

1. Hồ sơ đăng ký đất đai

Dưới đây là những hồ sơ khi người dân thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, gồm có:

a) Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 15 ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 137, khoản 1, khoản 5 Điều 148, khoản 1, khoản 5 Điều 149 Luật Đất đai, sơ đồ nhà ở, công trình xây dựng (nếu có).

Trường hợp thửa đất gốc có giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại Điều 137 Luật Đất đai mà có phần diện tích đất tăng thêm đã được cấp Giấy chứng nhận thì nộp giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất và Giấy chứng nhận đã cấp cho phần diện tích tăng thêm;

c) Giấy tờ về việc nhận thừa kế quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về dân sự đối với trường hợp nhận thừa kế quyền sử dụng đất chưa được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo quy định pháp luật về đất đai;

d) Giấy tờ về việc nhận thừa kế quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về dân sự và giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 45 Luật Đất đai;

đ) Giấy tờ về giao đất không đúng thẩm quyền hoặc giấy tờ về việc mua, nhận thanh lý, hóa giá, phân phối nhà ở, công trình xây dựng gắn liền với đất theo quy định tại Điều 140 Luật Đất đai (nếu có);

e) Giấy tờ liên quan đến xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai đối với trường hợp có vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai;

g) Hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận hoặc quyết định của Tòa án nhân dân về việc xác lập quyền đối với thửa đất liền kề kèm theo sơ đồ thể hiện vị trí, kích thước phần diện tích thửa đất liền kề được quyền sử dụng hạn chế đối với trường hợp có đăng ký quyền đối với thửa đất liền kề;

h) Văn bản xác định các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình đang sử dụng đất đối với trường hợp hộ gia đình đang sử dụng đất;

i) Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất (nếu có);

k) Hồ sơ thiết kế xây dựng công trình đã được cơ quan chuyên môn về xây dựng thẩm định hoặc đã có văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng đối với trường hợp chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng trên đất nông nghiệp mà chủ sở hữu công trình không có một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 149 Luật Đất đai hoặc công trình được miễn giấy phép xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng;

l) Trường hợp quy định tại điểm a khoản 6 Điều 25 Nghị định số 101/2024/NĐ-CP thì nộp Quyết định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai; chứng từ nộp phạt của người sử dụng đất;

m) Chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính, giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất (nếu có);

n) Trường hợp nhận chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng mà chưa thực hiện thủ tục chuyển quyền theo quy định của pháp luật thì nộp giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất có chữ ký của bên chuyển quyền và bên nhận chuyển quyền;

o) Trường hợp hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đối với nhà ở, công trình xây dựng thuộc trường hợp phải xin phép xây dựng quy định tại khoản 3 Điều 148, khoản 3 Điều 149 Luật Đất đai thì nộp giấy xác nhận của cơ quan có chức năng quản lý về xây dựng cấp huyện trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 về đủ điều kiện tồn tại nhà ở, công trình xây dựng đó theo quy định của pháp luật về xây dựng (nếu có).

2. Trình tự, thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu

Theo khoản 2 Mục II.C Phần V Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, thủ tục đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất lần đầu được thực hiện theo trình tự gồm các bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận

Người sử dụng đất có nhu cầu đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận lần đầu cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo thành phần hồ sơ được quy định tại thủ tục hành chính tương ứng.

Tùy thuộc vào nguồn gốc, quá trình sử dụng đất và tình trạng pháp lý của thửa đất, giấy tờ cần cung cấp có thể khác nhau. Do đó, người đề nghị cấp Giấy chứng nhận nên kiểm tra kỹ thành phần hồ sơ trước khi nộp để hạn chế việc phải bổ sung, hoàn thiện nhiều lần.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan tiếp nhận

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, người yêu cầu đăng ký có thể lựa chọn một trong các phương thức nộp hồ sơ được quy định, bao gồm:

• Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận Một cửa, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai theo phạm vi tiếp nhận hồ sơ trên địa bàn cấp tỉnh.

• Nộp qua dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận.

• Nộp tại địa điểm theo thỏa thuận: Thực hiện theo thỏa thuận giữa người yêu cầu đăng ký với Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

• Nộp trực tuyến: Thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công cấp tỉnh theo quy định.

Người nộp hồ sơ cần lựa chọn đúng cơ quan, địa điểm tiếp nhận và phương thức nộp phù hợp với thủ tục áp dụng tại địa phương.

Bước 3: Tiếp nhận, kiểm tra và chuyển hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận tiến hành kiểm tra thành phần hồ sơ và hướng dẫn xử lý theo quy định.

• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ: Người nộp hồ sơ thực hiện bổ sung, hoàn thiện theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Cơ quan tiếp nhận cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, sau đó chuyển hồ sơ đến UBND cấp xã nơi có đất để giải quyết theo thẩm quyền.

Sau bước này, hồ sơ được chuyển sang giai đoạn xác minh hiện trạng và kiểm tra điều kiện đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.

Bước 4: Kiểm tra hiện trạng và xác minh nguồn gốc sử dụng đất

UBND cấp xã nơi có đất thực hiện việc kiểm tra, xác minh các thông tin liên quan đến thửa đất để làm căn cứ xem xét điều kiện cấp Giấy chứng nhận. Các công việc chủ yếu gồm:

Thứ nhất, kiểm tra thông tin địa chính. Trường hợp khu vực đã có bản đồ địa chính thì thực hiện trích lục bản đồ địa chính. Nếu chưa có mảnh trích đo bản đồ địa chính, cơ quan có thẩm quyền đề nghị đơn vị có giấy phép hoạt động đo đạc, thành lập bản đồ địa chính thực hiện việc trích đo theo quy định.

Thứ hai, xác minh hiện trạng sử dụng đất. Kiểm tra tình trạng sử dụng đất thực tế, việc có hay không có nhà ở, công trình xây dựng và tình trạng tranh chấp đất đai, tài sản gắn liền với đất.

Thứ ba, xác minh nguồn gốc và quá trình sử dụng đất. Làm rõ các thông tin cần thiết về nguồn gốc, thời điểm sử dụng, tình trạng sử dụng ổn định và các nội dung khác có liên quan theo quy định pháp luật đất đai.

Thứ tư, đánh giá điều kiện cấp Giấy chứng nhận. Trên cơ sở hồ sơ và kết quả xác minh, UBND cấp xã kiểm tra việc thửa đất có đủ điều kiện hay không đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Thứ năm, niêm yết công khai thông tin. Các nội dung xác nhận được niêm yết công khai theo Mẫu số 17 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP tại trụ sở UBND cấp xã và khu dân cư nơi có đất, tài sản gắn liền với đất trong thời gian 15 ngày. Đồng thời, cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết các ý kiến phản ánh phát sinh trong thời gian niêm yết, nếu có.

Bước 5: Xác định nghĩa vụ tài chính hoặc thông báo kết quả không đủ điều kiện

Sau khi hoàn tất việc xác minh, cơ quan có thẩm quyền xử lý hồ sơ tùy theo kết quả đánh giá điều kiện cấp Giấy chứng nhận.

Trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận

UBND cấp xã gửi Phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai theo Mẫu số 19 đến cơ quan thuế.

Căn cứ thông tin được chuyển, cơ quan thuế xác định các khoản nghĩa vụ tài chính phải nộp và thông báo cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất theo quy định.

Người yêu cầu có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ tài chính trước khi được cấp Giấy chứng nhận, trừ trường hợp được miễn, được ghi nợ hoặc thuộc trường hợp khác được pháp luật quy định.

Trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận

Nếu kết quả kiểm tra xác định thửa đất không đáp ứng điều kiện cấp Giấy chứng nhận, UBND cấp xã thông báo kết quả đăng ký đất đai theo Mẫu số 16 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP và chuyển đến nơi tiếp nhận hồ sơ để trả kết quả cho người yêu cầu.

Như vậy, việc hoàn tất thủ tục đăng ký đất đai không đồng nghĩa trong mọi trường hợp người sử dụng đất đều được cấp Giấy chứng nhận; kết quả còn phụ thuộc vào điều kiện pháp lý của thửa đất.

Bước 6: Cấp và trao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc người sử dụng đất đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính hoặc thuộc trường hợp được ghi nợ nghĩa vụ tài chính theo quy định, UBND cấp xã thực hiện các công việc sau:

• Chủ tịch UBND cấp xã cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho người đủ điều kiện.

• Trao Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất theo quy định.

• Chuyển hồ sơ kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đã cấp đến Văn phòng đăng ký đất đai để lập, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

Đây là bước hoàn tất quy trình cấp Giấy chứng nhận lần đầu đối với trường hợp đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật.